近年ペーパーレス化が進み、企業だけでなく個人事業主も電子契約サービスを利用する人が増えています。電子契約サービスを使えば、契約書の作成や管理が非常に便利になり、業務の効率化が図れます。
数ある電子契約サービスの中でも、「freeeサイン」が特におすすめです。初心者でも使いやすく、豊富なプランで目的に合ったものを選べます。印鑑不要で、手軽に電子契約できるのが魅力です。
この記事では、freeeサインの概要やメリット、便利な機能、使い方、利用者の声などについて紹介します。freeeサインについて詳細に知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
※この記事には一部PRが含まれます。
そもそも契約書って必要？
個人的な意見を言わせてもらうなら、契約書は必須です。
ビジネスにトラブルはつきものです。
曖昧なまま依頼や受注を進めてしまうと、以下のようなリスクが発生します。
＜契約書を結ばないことで生じうるリスク＞
- 発注したにも関わらず、業務内容を渡した状態で音信不通になる（トンズラされる）
- 納品しても検収されず、契約不履行となり報酬を払ってもらえない
- 当初伝えられていなかった後付の修正を求められ、予想以上に仕事量が増えてしまう
- 相手の氏名（名称）や住所、連絡先がわからず裁判を起こせなくなる
このようなリスクを避けるためにも、また、お互いに納得のいく業務にする為にも、例え知人・友人であっても契約書は必須、というのが持論です。
相手から契約書を要望されなくても、自分から締結を求めるクセをつけましょう。
freeeサインは契約業務をワンストップ化できるサービス
初めての方には、今回紹介するfreeeサインが非常に便利なのでオススメです。
freeeサインは、契約書の作成、電子契約の締結、契約書の保管・管理までをクラウド上で一括で行える電子契約サービスです。もともとの名称は「NINJA SIGN by freee」でしたが、2022年3月8日に「freeeサイン」に変更されました。
契約書業務には、通常製本・押印・郵送・紙の保管・バックアップ用のスキャンなどの手間がかかります。また、紙媒体で契約書のやり取りをすると、契約書を紛失したり、郵送の手間がかかったりします。契約書をPDF等でメール送信する場合も、クライアント側に「契約書の印刷→押印→スキャン→返信」という手間をかけさせてしまうでしょう。
電子契約ならば捺印不要のため、ハンコなしでもOK。印刷などの手間もなく、すべての工程がオンライン上で完結します。このように、freeeサインを導入すればコスト削減、工数削減、時間削減、スペース削減など、多くのメリットが得られるでしょう。
また、freeeサイン未登録の相手にも契約締結・署名の依頼をすることができます。電子契約を依頼する際のハードルが低いのもうれしいポイントです。
freeeサインが選ばれる理由
電子契約サービスにはさまざまなものがあり、freeeサインは他とどう違うのか知りたい方も多いのではないでしょうか。freeeサインには他社サービスにはない魅力があり、特に電子契約サービスを利用したことがない初心者におすすめです。
以下では、freeeサインが選ばれる理由を紹介します。
専門家監修による35種類の豊富なテンプレートが利用可能
小規模な個人事業だったり、始めて間もないスタートアップなどだといざビジネスで契約、となった際に
「契約書と言われても、何をどう結べばいいのか、どれが良いのかわからない・・」
「先方から雛形くださいといわれたけど、持ってないのでWEBで探している」
と困ることも有ると思います。
freeeサインでは弁護士監修のもと、
・NDA(秘密保持契約書)
・業務委託契約書
・売買契約書
・雇用契約書
・請求書
・発注書
・領収書
などおよそ35種類のテンプレートから目的にあった書面を作成できます。
契約書をそのままGoogleドキュメントで編集可能
freeeサインでは契約書をGoogleドキュメントで編集できます。
他の電子契約サービスではGoogleドキュメントでの編集は基本的にできません。そのため、他の電子契約サービスでは少しでもテンプレートに変更が生じると、再度テンプレートをWordやExcelで作ってPDF化し、アップロードするという手間がかかります。
freeeサインならば、一度ファイルをアップロードすれば、あとはGoogleドキュメントで直接編集できるため、再度上げ直す手間がありません。また、作成した契約書をクライアントと共有し、内容を修正してもらうことも可能です。
使いやすいUI／UXで、契約書の作成などがスムーズ
freeeサインは直感的に操作できるよう、UI／UXにこだわって設計されています。説明を見なくても迷わず作業できるほどで、操作する上でストレスを感じることはあまりないでしょう。
契約書の作成なども操作がシンプルで分かりやすいため、契約業務の効率化につながります。自分だけでなく、クライアント側に利用してもらう際にも安心です。
契約書送信ごとに手数料がかからない
他社の場合、契約書の送信には1件あたり100～200円の追加料金が必要な場合が多いです。
一方で、freeeサインは契約書送信に手数料がかからないため、コストを安く抑えられるメリットがあります。契約書をたくさん送信する場合は、freeeサインの利用がおすすめです。
freeeサインでは具体的に何ができる？
ここでは、具体的にfreeeサインでできることを紹介します。
freeeサインには便利な機能がたくさんあるため、契約業務がスムーズに進むはずです。
テンプレートを用いた契約書作成
契約相手とのトラブルを防ぐために、契約書を作成する機会は多いと思います。freeeサインには弁護士監修の公式テンプレートが豊富に揃っており、Webでテンプレートなどを探すことなく簡単に高品質な契約書を作成することができます。
バックオフィス業務の時間が大幅に短縮され、人員を割く手間も省けます。また、法的効力の薄い契約書などではなく品質の担保されたテンプレートですので、有事の際に心強く、安心して契約を結ぶことが出来ます。
テンプレート新規登録・管理機能
freeeサインでは、PDFやWordで作成したオリジナルの契約書もテンプレートとして追加登録できます。登録したテンプレートは、Googleドキュメントで簡単に編集可能です。
また、無料プラン以外では、NDAや業務委託契約書などの弁護士作成契約書テンプレートも利用できます。
契約書の一括作成
同じテンプレートの契約書を利用して、入力項目の内容を変更した契約書をCSVファイルから一括作成できます。作業は非常に簡単で、文書一括作成用のひな型をダウンロードし、入力必須項目を埋めていくだけです。
一度に送信できる文書数がプランによって異なりますが、安いプランでも1度に100通まで送信できます。
エラー検知の機能もあり、入力項目のミスなどを検知してくれて非常に便利です。
3人以上関わる際に非常に便利！ワークフロー機能
契約書ごとに、契約書作成依頼・レビュー・承認などのワークフローを設定することができます。進捗状況を可視化でき、停滞している契約がないかすぐに確認できるのがメリットです。
承認の順序だけでなく、「○○さん、あるいは△△さん」の承認が必要といった、微細な設定もできます。
契約書を送信した相手以外の承認が必要な場合は、 契約相手が契約書を転送し、転送された契約相手が契約書に受領・署名をするように設定することも可能です。
また、ワークフローにはファイルの添付もできます。
このようにワークフローは非常に便利な機能ですが、使用できるのはPro・Pro Plusのプランのみなので注意しましょう。
JIPDEC基準に基づいた特定認証等による電子契約の締結
電子契約とは、従来書面を作成していた契約を、電子データによって保存・管理するものです。
freeeサインでは、合意した契約書をアップロードして契約相手に送付することで、クラウド上で契約を締結させることができます。
以下で紹介するのは、電子契約を行うにあたり役立つ機能です。
マイ印鑑
マイ印鑑とは、会社印鑑の印影や、Excel・各種ソフト（ペイント・Photoshop・有料オンラインツールなど）で作成した印鑑をfreeeサイン内に登録できる機能です。
マイ印鑑登録をしておけば、文書作成の際に簡単にオリジナルの印鑑を利用できます。登録できるマイ印鑑の数に制限はなく、チーム間での共有も可能です。
ファイル形式は、jpg・jpeg・png・bmpに対応しています。
電子サイン
電子サインとは、書面での署名・押印の代わりにメール認証で本人性を担保し、タイムスタンプによって内容に改ざんがないことを保証するものです。電子データ化（PDF化）された文書上に施されることで効力を発揮します。
「いつ」契約が締結されたかを証明するタイムスタンプには、押印パターンが複数搭載されています。「送信者側のみ」「受信者側のみ」「両者が押印する」「両者とも押印しない」など、契約内容や両者の合意にもとづいた複数パターンから選ぶことが可能です。
なお、タイムスタンプ機能はほとんどのプランで標準実装されていますが、無料プランでは利用できないため注意しましょう。
電子署名
電子署名とは、電子サインの機能に加え、JIPDEC基準に基づく特定認証によって、さらに厳格に本人性・非改ざん性を担保するものです。
freeeサインでは、立会人型（事業者型）の電子署名を採用しており、契約相手がfreeeサインに登録していなくても契約締結できるメリットがあります。 そのため、契約相手が電子契約に慣れていなくても、スムーズに契約業務が進められる署名方法です。
ただし、電子署名の利用には1通あたり220円（税込）のコストがかかります（スタータープランは利用料0円）。
電子サインだけの利用も可能なので、状況に合わせて電子署名と使い分けるのがよいでしょう。電子署名は、以下のような契約リスクが高い場合に使うのがおすすめです。
・今まで取引したことがない相手との契約
・後日訴訟になる可能性がある契約
・契約金額が大きい契約
・異例な内容が多い契約
フォルダ分けやリマインダー通知による契約書の管理
フォルダ作成・フォルダ移動ができ、freeeサインに保管されている契約書の管理ができます。契約書の名前や入力項目のキーワードなどで検索することができるため、必要な契約書をすぐに取り出せて便利です。
紙の契約書をPDF化し、登録・管理することもできます。
また、契約書ごとに契約終了日の入力・確認ができます。リマインダーを設定し、メール通知することも可能です。
freeeサインを使えば契約書の紛失を防げるため、作業効率の向上が見込めるでしょう。
freeeサインの料金プラン
freeeサインには料金プランが複数あり、目的に合わせてプランを選ぶことができます。
下記の表は、料金や利用できるサービスなど、各プランの違いをまとめたものです。
| プラン | 無料 | スターター | Light | Light Plus | Pro | Pro Plus |
| 料金（税抜き） | ¥0/月 | ¥980/月 | ¥4,980/月 | ¥19,800/月 | ¥50,000/月 | ¥120,000/月 |
| ユーザー数 | 1 | 1 | 1 | 1～6 | 1～20 | 1～100 |
| 送信数 | 1通/月 | 10通/月 | 50通/月 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 文書送信料 | ¥0/通 | ¥0/通 | ¥0/通 | ¥0/通 | ¥0/通 | ¥0/通 |
| PDFテンプレート | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 送信・締結 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 締結した文書の保管・管理 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| タイムスタンプ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 公式テンプレート | – | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 電子署名利用料 | – | ¥0/通 | ¥220(税込)/通 | ¥220(税込)/通 | ¥220(税込)/通 | ¥220(税込)/通 |
| API連携 | – | – | オプション | オプション | オプション | ○ |
| セキュリティ強化 | – | – | オプション | オプション | ○ | ○ |
| Wordテンプレート | – | – | – | ○ | ○ | ○ |
| ワークフロー | – | – | – | – | ○ | ○ |
自分あるいは自社にとって必要な機能は何か考え、目的に合ったものを選ぶようにしましょう。
次項では、各プランの詳細を紹介します。
無料
無料プランでは、契約書作成・締結締結機能・タイムスタンプ機能が使えます。月に送信できる契約書の数は1通のみです。送信数は月初めにリセットされます。
登録できるテンプレートはPDFのみで、Wordなどは利用できません。また、登録できるテンプレート数は3個までとなっています。
無料プランは制限されている機能も多いですが、どの電子契約サービスを利用するか迷っており、試しに使ってみたい人におすすめできます。
スターター
本格的に電子契約を利用したいけれど、送信する契約書が月に数通という人のための、個人事業主限定プランです。月額980円(税込1,078円)で、契約書が10通まで利用可能となっています。
さらに、他のプランでは別途料金がかかる電子署名での締結が、無料で利用できます。
弁護士・専門家監修の公式テンプレートも利用できるため、業務を効率化したい個人事業主におすすめです。
Light
テンプレート登録数に制限がなく、月に50通まで文書を送信できるプランです。まずはLightプランから始める、という人も大勢います。
Lightプランからは電子署名やタイムスタンプに対応するため、業務上の信頼度が高まります。また、カスタマーサポートも利用でき、安心して電子化作業を行えます。
契約担当者が一人の企業や、スタータープランでは物足りない個人事業主におすすめです。
Light Plus
「Wordテンプレート」を利用したいなら、Light Plusプランがおすすめです。フォントサイズの変更や、太字・改行などを自由に行うことができ、より見た目がきれいな文書が作成できます。freeeサイン上でテンプレートの編集ができるため、ファイルを再度アップロードし直す手間もかかりません。
また、名前や送信先の一覧をCSVで読み込ませ、1つのテンプレートから1度に100通以上送信できる「文書一括作成」も利用できます。
ワークフローは不要でも、やり取りする文書の数が多い小規模な企業におすすめです。
Pro／Pro Plus
ワークフローで進捗を確認したい、しっかりしたセキュリティ（IPアドレス制限、二要素認証、SAML認証）を確保したいという場合は、Proプラン（またはPro Plusプラン）を契約しましょう。
オプション（Pro Plusプランは標準対応）でAPIも利用可能なため、既存のシステムからfreeeサインの機能を利用できます。
チームの規模が大きい企業におすすめのプランです。
freeeサインの使い方
ここでは、freeeサインのメイン機能である文書作成の方法を、画像付きで紹介します。
freeeサインの操作性などを知りたい方は、参考にしてみてください。
作成方法の選択
freeeサインのトップページにある「文書を作成する」をクリックし、作成方法を選択します。
文書の作成方法を聞かれるので、「ファイルから作成」か「テンプレートから作成」を選択します。ここでは、ファイルから作成を選択してみます。
基本情報の設定
送信したい文書ファイルをアップロードし、ファイル名と合意を求めたい相手方の人数を設定します。
入力項目の追加
署名するときの入力項目を署名者（自分／相手）ごとに追加します。姓・名だけでなく、会社名や役職なども追加できます。
入力項目の配置
署名者ごとに追加した入力項目の「＋」ボタンをクリックし、書面上の配置したい場所までドラッグします。
署名者（自分）の入力
署名者（自分）の項目として設定した入力項目に沿って、姓名・印鑑などの情報を入力します。ここで入力した内容は、送信時に書面上に配置された入力項目に反映されます。
相手方への送信
送信先やメッセージなどのオプション設定を行い、「送信する」ボタンをクリックします。これで相手方への文書送信は完了です。
このように、文書の送信に難しい操作は一切必要なく、文書のアップロードと入力項目の配置だけで簡単に送信できます。
freeeサイン利用者の声
ここでは、実際にfreeeサインを利用した人の声を紹介します。
利用しようかどうか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
コストを削減できる
リモートワークが増えてくるにつれてペーパーレス化にトライするということで導入されましたが、紙が減っただけでなくこれまで契約書を送付していた送料が明らかに減りました。
引用：freeeサインの口コミ・評判 | ボクシルSaaS (boxil.jp)
電子契約サービスを利用しない場合、紙代・郵送代などのコストがかかりますが、freeeサインを使えばそのコストが一切必要なくなります。
また、契約書の印刷・郵送の準備の手間がなくなるため、時間削減にもつながるでしょう。
契約途中でのミスが減る
freeeサインは設定すると期限までに自動でメールを送信してくれる機能がリマインドにもなるのでとても便利でした。また郵送業務が減るので契約途中でのミスが大幅に減りました。契約の際に導入前は滞留や失効する事例が多かったのですが、freeeサイン導入後は郵送が不要になったこともあり契約の締結率が大幅に向上しました。
引用：freeeサインの口コミ・評判 | ボクシルSaaS (boxil.jp)
契約書を郵送すると返送までに時間がかかりますが、電子契約なら相手もすぐに契約内容を確認できるため、締結までスムーズに進むでしょう。
freeeサインなら契約業務がすべてオンラインで完結するため、進捗管理しやすくミスを減らすことができます。
セキュリティが万全
Wordとpdf形式でのテンプレート作成が可能で、導入前からすでにWordで作ってあったファイルをそのまま使えることと弁護士監修の各種電子契約書のテンプレートも用意されているのが便利です。電子契約書の送付はパスワード付き、暗号化されるのでセキュリティ性においても申し分ありません。
引用：freeeサインの口コミ・評判 | ボクシルSaaS (boxil.jp)
freeeサインのセキュリティは強固で、ファイルの暗号化だけでなく、ワンタイムパスワードを追加したり、IPアドレスを指定して制限できたりすします。
もし不正に取得されても、当事者以外の人間に解読される心配がないため、安心して利用できます。
初心者でも直感的に操作できて使いやすい
他社のシステムも使いましたが、freeeサインが一番管理画面が見やすく、各項目の操作も簡単です。自分が使いやすくなくては、後で操作するクライアントも大変なので、電子契約ならfreeeサインをお勧めします。他社比べるとコスパも良いです。
引用：freeeサインの口コミ・評判 | ボクシルSaaS (boxil.jp)
freeeサインは直感的に操作できるUI／UXのため、初心者でも非常に使いやすいです。
電子契約を使い慣れていないクライアントにも配慮でき、スムーズに契約を締結できます。
業務効率を上げたいならfreeeサインを導入しよう！
freeeサインを使えば、契約業務がオンライン上ですべて完結するため、業務効率の向上、契約の締結率向上が期待できます。これまで郵送のために使っていた紙代や郵送代もカットでき、コスト削減にもつながります。
freeeサインはプランの種類も豊富で、無料プランもあります。操作性や使える機能をもっと知りたい方は、ぜひ公式サイトよりチェックしてみてください！
freeeサインの導入はクライアント側にもメリットがあり、契約書を紛失するリスクを避けられるほか、契約書をGoogleドキュメントで直接修正してもらうことも可能です。直感的に操作できるため、初めて電子契約を使うクライアントでも問題なく使えるでしょう。
